1. Üldteave

Käesolev privaatsuspoliitika selgitab, kuidas STORENT OÜ töötleb füüsiliste isikute isikuandmeid seoses seadmete rendi, Ettevõtte muude teenuste, kliendi- ja ärisuhete, veebilehe kasutamise, värbamise, videovalve ning muude käesolevas poliitikas nimetatud eesmärkidega.

Vastutav töötleja:

STORENT OÜ, registrikood 11682327

Punane tn 6a, 13619 Tallinn, Eesti

Isikuandmete töötlemise ja oma õiguste kasutamisega seotud küsimustes palume kirjutada aadressil: [email protected].

Käesolev poliitika kehtib füüsiliste isikute kohta, kelle andmeid Ettevõte töötleb kui:

• kliente või potentsiaalseid kliente;
• klientide, tarnijate ja koostööpartnerite – juriidiliste isikute – esindajaid, kontaktisikuid ja tegelikke kasusaajaid ulatuses, milles Ettevõte selliseid andmeid töötleb;
• veebilehe kasutajaid;
• tööle kandideerijaid;
• isikuid, kes külastavad Ettevõtte territooriumi või ruume;
• muid isikuid, kes võtavad Ettevõttega ühendust või kelle andmeid Ettevõte vajab oma õiguste kaitsmiseks ja kohustuste täitmiseks.

2. Millistel juhtudel ja miks me isikuandmeid töötleme

Ettevõte töötleb isikuandmeid ainult konkreetsetel eesmärkidel ja käesolevas poliitikas nimetatud õiguslikul alusel.

2.1. Teenuste osutamine füüsilistele isikutele – klientidele

Kui klient on füüsiline isik, töötleb Ettevõte isikuandmeid selleks, et hinnata enne lepingu sõlmimist päringut, koostada pakkumine, sõlmida ja täita leping, väljastada ja vastu võtta seadmeid, osutada seotud teenuseid, suhelda teenuse osutamise teemal ning lahendada lepingu täitmisega seotud küsimusi.

Töödeldavate andmete kategooriad: ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniandmed, isikut tõendava dokumendi andmed, kontaktandmed, arveldus- ja makseandmed, tellimuste, pakkumiste ja renditehingute andmed, sealhulgas renditud seadmete, teenuse osutamise koha, rendiperioodi ja lisateenuste andmed, samuti suhtluse sisu.

Õiguslik alus: lepingu täitmine või andmesubjekti taotlusel enne lepingu sõlmimist meetmete võtmine – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt b.

Säilitamisaeg: lepingu kehtivuse ajal ja pärast seda nii kaua, kui see on vajalik õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks, vaidluste lahendamiseks või Ettevõtte õigustatud huvide kaitsmiseks. Ettevõte säilitab tehinguga seotud raamatupidamisdokumente õigusaktides ette nähtud tähtaja jooksul.

2.2. Juriidilisest isikust klientide, tarnijate ja koostööpartnerite esindajad ja kontaktisikud

Kui Ettevõte sõlmib või täidab lepingut juriidilise isikuga, võib Ettevõte töödelda selle esindajate, volitatud isikute, kontaktisikute ja teiste lepingu täitmisega seotud füüsiliste isikute andmeid.

Töödeldavate andmete kategooriad: ees- ja perekonnanimi, ametikoht, töökoht, kontaktandmed, esindus- või volitusandmed, suhtluse sisu, lepingu sõlmimise või täitmisega seotud teave ning allkirjaandmed, kui need sisalduvad lepingudokumentides.

Õiguslik alus: Ettevõtte ja tema lepingupartneri õigustatud huvi korraldada ärisuhteid, kontrollida esindusõigust, sõlmida ja täita lepingut, tagada suhtlus ning kaitsta oma õigusi – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt f.

Säilitamisaeg: lepingu kehtivuse ajal ja pärast seda nii kaua, kui see on vajalik lepingu dokumenteerimiseks, õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks ning võimalike nõuete esitamiseks, teostamiseks või kaitsmiseks.

2.3. Maksevõime hindamine, võlgade haldamine ja nõuete kaitsmine

Ettevõte võib konkreetse tehingu riski hindamiseks, maksete jälgimiseks, võlgade sissenõudmiseks või oma õiguste kaitsmiseks vajalikus ulatuses töödelda teavet kliendi maksekohustuste täitmise, võla suuruse, võlakohustuste tekkimise ja täitmise kohta ning saada või edastada andmeid võlgade sissenõudmise teenuse osutajatele, krediidiinfo ettevõtetele, õigusteenuse osutajatele või pädevatele asutustele.

Töödeldavate andmete kategooriad: isiku tuvastamise ja kontaktandmed, lepingu- ja arveldusandmed, teave makseviivituste, võla suuruse, võlaga seotud suhtluse ja sissenõudmistoimingute kohta.

Õiguslik alus:

• Ettevõtte õigustatud huvi hinnata tehingu riski, tagada maksedistsipliin, nõuda sisse võlad ja kaitsta oma õigusi – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt f;
• juriidilise kohustuse täitmine, kui konkreetne töötlemine seda nõuab – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt c.

Kui andmeid vahetatakse krediidiinfo ettevõtetega, järgib Ettevõte sellisele andmevahetusele kohalduvaid erinorme ja nende tingimusi.

Säilitamisaeg: võla haldamise ja nõude kaitsmise ajal ning pärast seda kuni vastava nõude aegumistähtaja lõpuni või kohtumenetluse või täitemenetluse lõpliku lõpetamiseni, kui see toimub hiljem.

2.4. Raamatupidamine, maksud ja muude juriidiliste kohustuste täitmine

Ettevõte töötleb isikuandmeid raamatupidamise korraldamiseks, arvelduste tegemiseks ning maksu-, finantsarvestuse ja muude Ettevõttele kohalduvate juriidiliste kohustuste täitmiseks.

Töödeldavate andmete kategooriad: isiku tuvastamise andmed, kontaktandmed, lepingute, arvete, maksete ja muu tehinguga seotud teave.

Õiguslik alus: Ettevõttele kohalduva juriidilise kohustuse täitmine – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt c.

Säilitamisaeg: konkreetsele dokumendi- või andmeliigile kohaldatavates õigusaktides ette nähtud tähtaja jooksul.

2.5. Suhtlus, päringute käsitlemine ja teenuse kvaliteet

Ettevõte töötleb isikuandmeid, kui isik võtab Ettevõttega ühendust telefoni, e-posti, kontaktvormi, sotsiaalmeedia või muude suhtluskanalite kaudu, et vastata, käsitleda päringut, osutada klienditeenindust ja dokumenteerida olulist suhtlust.

Töödeldavate andmete kategooriad: ees- ja perekonnanimi, kontaktandmed, suhtluse sisu, päringus sisalduv teave ning päringu käsitlemiseks vajalikud andmed.

Õiguslik alus:

• lepingu täitmine või lepingueelsed meetmed, kui päring on seotud lepingu või teenusega – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt b;
• Ettevõtte õigustatud huvi tagada tõhus suhtlus, klienditeenindus ja oma õiguste kaitse – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt f.

Säilitamisaeg: kuni päringu lahendamiseni ja pärast seda mitte kauem kui 12 kuud, välja arvatud juhul, kui suhtlus on osa lepingudokumentatsioonist, vaidlusmaterjalidest või muust juhtumist, mille suhtes kohaldatakse pikemat säilitamisaega.

2.6. Otseturundus ja kommertsteadaanded

Ettevõte võib saata kommertsteadaandeid oma teenuste, pakkumiste ja uudiste kohta.

Kui kommertsteadaande saatmiseks on vaja andmesubjekti nõusolekut, töötleb Ettevõte isikuandmeid nõusoleku alusel – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt a. Nõusoleku võib igal ajal tagasi võtta, näiteks kasutades teates olevat loobumislinki või kirjutades aadressil [email protected].

Ettevõte võib kasutada kliendi elektroonilisi kontaktandmeid enda samasuguste toodete või teenuste otseturustuseks üksnes juhul, kui on täidetud elektroonilise side seaduse § 103¹ lõikes 3 sätestatud tingimused. Igas sellises teates antakse selge, tasuta ja lihtne võimalus edasistest teadetest loobuda.

Töödeldavate andmete kategooriad: ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress, telefoninumber, kliendi või potentsiaalse kliendi staatus, suhtluseelistused ning teave teate saatmise, avamise või kättesaamise kohta.

Säilitamisaeg: kuni nõusoleku tagasivõtmiseni või vastuväite saamiseni või kuni Ettevõte lõpetab vastava turundustegevuse. Ettevõte säilitab teavet nõusoleku või loobumise kohta nii kaua, kui see on vajalik nõuetele vastavuse tõendamiseks ja loobumise järgimise tagamiseks.

2.7. Pakkumiste isikupärastamine ja profiilianalüüs

Ettevõte võib teha piiratud profiilianalüüsi, et jagada kliendid või potentsiaalsed kliendid rühmadesse nende varasemalt kasutatud teenuste, päringute, tegevusvaldkonna või suhtluseelistuste alusel ning saata neile asjakohasemat teavet Ettevõtte teenuste kohta.

Õiguslik alus: õigustatud huvi vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punktile f.

Üldine loogika: süsteem kasutab eespool nimetatud andmekategooriaid, et teha kindlaks, milline teave Ettevõtte teenuste kohta võiks olla konkreetsele isikule asjakohasem. Profiilianalüüsi ei kasutata selliste otsuste tegemiseks, mis toovad isikule kaasa õiguslikke tagajärgi või mõjutavad teda muul sarnasel viisil oluliselt.

Eeldatavad tagajärjed: isik võib saada isikupärastatumat turunduskommunikatsiooni. Isik võib igal ajal nõusoleku tagasi võtta või esitada vastuväite otseturundusele, sealhulgas sellega seotud profiilianalüüsile.

Säilitamisaeg: kuni nõusoleku tagasivõtmiseni või otseturundusele vastuväite esitamiseni või kuni Ettevõte lõpetab vastava profiilianalüüsi tegevuse.

2.8. Tööle kandideerijate andmete töötlemine

Ettevõte töötleb tööle kandideerijate isikuandmeid selleks, et korraldada ja läbi viia konkreetse vaba ametikoha valikuprotsess, hinnata kandidaadi sobivust ametikohale, suhelda kandidaadiga ning teha otsus kandidaadi edasise osalemise kohta valikuprotsessis.

Töödeldavate andmete kategooriad: ees- ja perekonnanimi, kontaktandmed, CV, motivatsioonikiri, haridus, töökogemus, kutseoskused, keeleoskus, soovitused, intervjuumärkmed ning muu kandidaadi esitatud või valikuprotsessi käigus loodud teave.

Õiguslik alus: Ettevõtte õigustatud huvi viia läbi värbamist ja valida konkreetsele ametikohale sobiv kandidaat – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt f.

Säilitamisaeg: Ettevõte säilitab kandidaadi isikuandmeid konkreetse värbamisprotsessi eesmärgil kolm kuud pärast vastava värbamisprotsessi lõppu, välja arvatud juhul, kui andmete pikemaks säilitamiseks on alus, näiteks Ettevõtte õiguste kaitsmiseks võimaliku vaidluse korral.

Konkreetsele ametikohale kandideerimine ei sõltu kandidaadi nõusolekust säilitada tema isikuandmeid tulevaste värbamiste eesmärgil.

Kui Ettevõte soovib säilitada kandidaadi CV-d ja kandideerimisdokumente, et võtta temaga ühendust tulevaste vabade ametikohtade osas, küsib Ettevõte eraldi ja vabatahtlikku nõusolekut. Sellise töötlemise õiguslik alus on kandidaadi nõusolek – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt a. Kandidaat võib nõusoleku igal ajal tagasi võtta, kirjutades aadressil [email protected].

Tulevaste värbamiste eesmärgil säilitatavate andmete säilitamisaeg on 12 kuud nõusoleku saamisest.

2.9. Videovalve

Ettevõte võib teostada videovalvet oma territooriumil ja ruumides töötajate, külastajate ja teiste isikute turvalisuse kaitsmiseks, rikkumiste ennetamiseks ja uurimiseks ning Ettevõtte vara kaitsmiseks.

Töödeldavate andmete kategooriad: videosalvestis, millel võib olla näha isiku kujutis, asukoht ja külastuse aeg.

Õiguslik alus: Ettevõtte õigustatud huvi tagada isikute ja vara turvalisus – isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt f.

Videovalve alad on tähistatud teavitussiltidega. Videovalvet ei teostata ruumides, kus isikul on põhjendatud ootus kõrgendatud privaatsusele.

Säilitamisaeg: kuni 30 päeva, välja arvatud juhul, kui salvestist on vaja intsidendi uurimiseks, nõude esitamiseks, teostamiseks või kaitsmiseks või pädevale asutusele edastamiseks.

2.10. Veebilehe kasutamine ja küpsised

Ettevõtte veebilehel kasutatakse küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid. Teavet küpsiste kategooriate, eesmärkide, kasutatavate tööriistade, nõusoleku haldamise, andmete saajate ning võimaliku andmete edastamise kohta väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda leiate küpsiste poliitikast.

Mittevajalikke küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid kasutatakse ainult kasutaja nõusolekul. Kasutaja võib oma valikut igal ajal muuta, kasutades veebilehe jaluses olevat linki „Küpsiste seaded“.

3. Isikuandmete allikad

Ettevõte saab isikuandmeid tavaliselt isikult endalt, tema esindatavalt ettevõttelt või isikult, kes on Ettevõttele märgitud kontaktisikuna.

Teatud juhtudel võib Ettevõte saada andmeid ka:

• avalikult kättesaadavatest registritest ja allikatest, kui see on vajalik isiku identiteedi, esindusõiguse või tehinguandmete kontrollimiseks;
• krediidiinfo ettevõtetelt, võlgade sissenõudmise teenuse osutajatelt või muudelt koostööpartneritelt, kui see on vajalik maksevõime hindamiseks, võlgade haldamiseks või õiguste kaitsmiseks;
• värbamisplatvormidelt või värbamisteenuse osutajatelt, kui kandidaat on nende kaudu kandideerinud;
• Ettevõtte kasutatavatelt teenusepakkujatelt, kui andmed tekivad teenuse osutamise või lepingu täitmise käigus.

4. Isikuandmete saajad

Ettevõte võib edastada isikuandmeid ainult konkreetse eesmärgi saavutamiseks vajalikus ulatuses järgmistele saajate kategooriatele:

• Ettevõtte volitatud töötajatele, kes vajavad andmeid oma tööülesannete täitmiseks;
• IT-, hosting-, andmesalvestus-, kommunikatsiooni-, kliendisuhete haldamise, raamatupidamis-, makse-, rendiseadmete haldamise ja muude teenuste osutajatele, kes töötlevad isikuandmeid Ettevõtte nimel;
• värbamisplatvormi teenuse osutajale;
• võlgade sissenõudmise teenuse osutajatele, krediidiinfo ettevõtetele, kindlustusandjatele, õigusteenuse osutajatele, audiitoritele ja konsultantidele, kui see on vastava eesmärgi jaoks vajalik;
• pankadele ja makseteenuse osutajatele;
• riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele, kohtutele, kohtutäituritele ja teistele pädevatele isikutele, kui Ettevõttel on juriidiline kohustus andmeid edastada või kui see on vajalik Ettevõtte õiguste kaitsmiseks;
• tehingupartneritele reorganiseerimise, ettevõtte või selle osa võõrandamise või muu sarnase äritehingu korral vastavalt kohaldatavale õigusele.

Ettevõte sõlmib volitatud töötlejatega lepingud, milles sätestatakse vajalikus ulatuses isikuandmete kaitse kohustused.

5. Isikuandmete edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda

Ettevõte töötleb isikuandmeid peamiselt Euroopa Liidus ja Euroopa Majanduspiirkonnas.

Teatud IT-, pilve-, analüütika- või reklaamiteenuste kasutamisel võidakse isikuandmeid siiski edastada või teha kättesaadavaks väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. See võib eelkõige puudutada veebilehel kasutatavaid Google'i ja Meta teenuseid, kui kasutaja on andnud vastava küpsisekategooria jaoks nõusoleku.

Sellistel juhtudel tagab Ettevõte, et andmete edastamiseks on olemas sobiv õiguslik alus ja piisavad kaitsemeetmed, näiteks Euroopa Komisjoni piisavusotsus või Euroopa Komisjoni kinnitatud lepingu tüüptingimused koos vajalike täiendavate kaitsemeetmetega.

Isik võib küsida teavet vastava andmeedastuse suhtes kohaldatavate kaitsemeetmete kohta, kirjutades aadressil [email protected].

6. Isikuandmete säilitamine

Ettevõte säilitab isikuandmeid mitte kauem, kui see on vajalik konkreetse töötlemise eesmärgi saavutamiseks, võttes arvesse õigusaktides sätestatud tähtaegu ja Ettevõtte vajadust kaitsta oma õigusi.

Ettevõte määrab säilitamisajad, hinnates:

• andmetöötluse eesmärki ja seda, kas see eesmärk on endiselt olemas;
• lepingu- või ärisuhte kestust;
• õigusaktides sätestatud säilitamiskohustusi;
• võimalike nõuete esitamiseks, teostamiseks või kaitsmiseks vajalikku aega;
• andmesubjekti nõusoleku kehtivust, kui töötlemine põhineb nõusolekul.

Kohaldatava säilitamisaja lõppemisel isikuandmed kustutatakse, anonüümitakse või arhiveeritakse, kui arhiveerimine on kohaldatava õigusega põhjendatud ja rakendatakse asjakohaseid kaitsemeetmeid.

7. Andmesubjekti õigused

Isikul on järgmised õigused ulatuses, milles need konkreetsele töötlemisele kohalduvad:

• taotleda juurdepääsu oma isikuandmetele;
• taotleda ebatäpsete või mittetäielike isikuandmete parandamist;
• taotleda isikuandmete kustutamist;
• taotleda isikuandmete töötlemise piiramist;
• esitada vastuväide töötlemisele, mis põhineb Ettevõtte õigustatud huvil;
• esitada vastuväide isikuandmete töötlemisele otseturunduse eesmärgil, sealhulgas sellise turundusega seotud profiilianalüüsile;
• saada oma isikuandmed struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormingus ning tehnilise võimaluse korral taotleda nende edastamist teisele vastutavale töötlejale, kui töötlemine põhineb nõusolekul või lepingul ja toimub automatiseeritud vahenditega;
• võtta nõusolek igal ajal tagasi, kui töötlemine põhineb nõusolekul. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise õiguspärasust.

Oma õiguste kasutamiseks võtke Ettevõttega ühendust e-posti aadressil [email protected]. Ettevõte võib paluda täiendavat teavet, mis on vajalik taotleja isikusamasuse kontrollimiseks.

Isikul on õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile, kui ta leiab, et tema isikuandmete töötlemine ei vasta kohaldatavatele õigusaktidele. Teave Andmekaitse Inspektsiooni kohta on kättesaadav aadressil: www.aki.ee.

8. Isikuandmete turvalisus

Ettevõte rakendab riskile vastavaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et kaitsta isikuandmeid loata või ebaseadusliku töötlemise, juhusliku kaotsimineku, hävimise, kahjustumise, loata avaldamise või juurdepääsu eest.

Juurdepääs isikuandmetele on ainult neil Ettevõtte töötajatel ja teenusepakkujatel, kes vajavad seda konkreetsete tööülesannete või lepinguliste kohustuste täitmiseks ning kellele kohalduvad konfidentsiaalsus- ja andmekaitsekohustused.

9. Poliitika muudatused

Ettevõte võib käesolevat poliitikat aeg-ajalt ajakohastada, näiteks juhul, kui muutuvad Ettevõtte andmetöötlustoimingud, kohaldatavad õigusaktid või tehnilised lahendused. Poliitika kehtiv versioon on alati kättesaadav Ettevõtte veebilehel koos viimase uuendamise kuupäevaga.

Kui muudatused mõjutavad oluliselt andmesubjektide õigusi või nõuavad uut nõusolekut, teavitab Ettevõte sellest sobival viisil enne selliste muudatuste jõustumist.